“Iedere maand ben ik veel tijd kwijt aan de repetitieve, terugkerende handelingen en werkzaamheden van de salarisadministratie”. Herken jij jezelf hierin? Dan wordt het tijd om op zoek te gaan naar loonadministratie software die jou ondersteunt en helpt om de werkzaamheden te versnellen en te automatiseren. We leggen je uit wat de handige functies van deze software kunnen zijn.

Handige rekentools

Wellicht het meest belangrijke punt waar je op moet letten bij de salarisverwerking is het feit dat het correct gebeurt. Niets is zo vervelend wanneer een belangrijke salarisberekening verkeerd gaat en de werknemer te veel of te weinig salaris op zijn rekening ontvangt. Tevens is het voor de loonbelastingaangifte ontzettend belangrijk dat alles correct wordt ingediend. Een van de handige functies van loonadministratie software zijn de handige rekentools waarmee je in één klik netto-bruto berekeningen kunt maken.

Proforma omgeving

Denk je erover na om nieuwe werknemers aan te nemen, maar kun je niet goed inschatten welke gevolgen dit heeft voor het loonbestand of je personeelskosten? Een proforma omgeving biedt jou de mogelijkheid om fictieve werknemers toe te voegen en een proefberekening te maken van jouw gewenste wijzigingen. Zo zie je direct wat de mogelijke gevolgen zijn en kun je een onderbouwde beslissing nemen op basis van de juiste data.

ESS & MSS functies

ESS (Employee Self Service) en MSS (Management Self Service) zijn functies die niet mogen ontbreken in efficiënte software voor salarisadministrateurs of HR-medewerkers. Deze functies bieden werknemers en managers namelijk de mogelijkheid om zelf bepaalde HR-zaken te regelen. Denk bijvoorbeeld aan het downloaden van loonstroken en jaaropgaven, het doorgeven van verlofdagen, het wijzigen van personeelsgegevens en het goedkeuren van declaraties. Door collega’s meer verantwoordelijkheid te geven, kun je een hoop tijd besparen. Tijd die je weer aan andere belangrijke HR-zaken kunt besteden.

Software in de cloud

In een tijd van steeds meer thuiswerken, is het belangrijk dat je vanaf elke locatie en op elk moment jouw dossiers en salarisadministratie kunt raadplegen. Is jouw software enkel bereikbaar vanaf de bedrijfslocatie of liggen alle personeelsdossier in een grote kast opgeborgen? Dan wordt het een stuk lastiger om je werkzaamheden vanaf een andere plek uit te voeren. Een upgrade naar salarisadministratie software in de cloud zorgt ervoor dat jij plaats- en tijdonafhankelijk kunt werken. Tevens zorgt het ook voor een digitalisatieslag omdat alle dossiers veilig online bewaard kunnen worden.

Maak een goed stappenplan

Indien bovenstaande functies nog ontbreken in jouw huidige softwarepakket, is het aan te raden om een overstap te maken. Een tip: maak een goed stappenplan voor de overstap naar een nieuw pakket. Laat de pakketten de eerste maanden bijvoorbeeld tegelijk lopen, zodat je zeker weet dat alle (personeels-)gegevens goed zijn overgezet en je met een gerust hart helemaal over kunt.